Změna účetní firmy – proč ne jen k 31.12.?

Většina podnikatelů si myslí, že předání účetnictví se má realizovat po skončení období. Ačkoliv to má své výhody, zejména u větších firem nevýhody převažují a ve většině případů je předání k 1. lednu problematické či dokonce nemožné. 
V článku se dozvíte výhody a rizika, které z převzetí účetnictví v průběhu účetního období plynou, na co si při změně účetní firmy dát pozor a proč je podle našeho názoru nejlepším obdobím k předání spíše první polovina roku.

Kompletní předání k 31.12. není většinou možné

V případě, že se účetnictví předává k 31.12. resp. k 1.1., mnoho klientů předpokládá, že bude v předchozím roce zaúčtováno vše a např. v průběhu ledna se účetnictví předá. Realita je ale často jiná, jelikož původní účetní potřebuje více času k uzavření účetnictví a inventarizaci konečných stavů. Často tak k předání dojde až po několika měsících. 

Zejména větší firmy ale nemají na předání ani celý měsíc - musí fakturovat průběžně, urgovat pohledávky, sledovat výsledky. To vše vede k tomu, že většině firem je jedno, zda účetnictví předají na konci roku či v jeho průběhu.

Nové a staré období spolu souvisí

Daňové přiznání k dani z příjmu právnických osob (dále jen „DPPO“) je standardně zpracováváno v termínu do 1.4. následujícího roku (do 1.7. pokud vám přiznání zpracovává daňový poradce). Většinou se tedy účetní závěrka a daňové přiznání zpracovává v průběhu prvního pololetí a do přechozího roku je ještě možné doúčtovat případy, na které se dříve zapomnělo, případně pokud byly vyúčtovány později (například roční platby, opožděné fakturace apod.).

Pokud je účetnictví předáno v průběhu ledna „narychlo“ může se stát, že bude nutné v předchozím období provést opravy, ke kterým nebude mít nový účetní dostatečné informace a bude pro něj časově náročnější opravy provést. Případně budete muset podávat dodatečná přiznání, což opět stojí čas a peníze.

V případě, že je účetnictví předáno již v průběhu roku, mohou být tyto otázky řešeny v průběhu období a je možné tak předejít takovým komplikacím.

Sestavení daňových přiznání - jasné vymezení odpovědnosti

Při změně účetní firmy je nutné dohodnout, kdo bude sestavovat přiznání za jaká období. Problém nebývá s DPH, u přiznání daně z příjmů je ale často problém s termínem, sdílením informací. Pokud je účetnictví předáváno jiné společnosti, často klesá ochota řešit problémy a aktivně pracovat na legální daňové optimalizaci. Teoreticky je tak předání ke konci účetního období ideální z hlediska odpovědnosti (byť mnoho účetních odpovědnost za daně odmítá převzít a často nejsou na škody spojené se sestavením přiznání pojištěni), realita je často mnohem komplikovanější a v mnoha případech děláme přiznání za uplynulá období sami.

Nejen kvůli chybám a nedostatku času stávajících účetních, ale hlavně proto, aby měl klient jistotu, že je vše správně a daně optimální.  

Předání účetnictví bez změny účetního software

Ideální je, pokud bude nová účetní firma využívat stejný účetní software jako firma původní. Doporučujeme na to myslet již při volbě software - u běžného systému naleznete novou účetní snadněji než u unikátního systému na míru. 
Při předání databáze se kompletní data z původního software zálohují a nová účetní firma si zálohu do svého programu naimportuje. Má tak k dispozici veškeré historické záznamy. V tomto případě se eliminuje většina rizik, která s převzetím účetnictví v průběhu období souvisejí (zejména v důsledku nedostatečného předání informací) a také to umožní mnohem kvalitnější reporting a zjednodušuje jakékoliv dohledávání v minulosti.

I v případě převzetí účetnictví formou zálohy databáze je však nutné mít doloženy inventarizace veškerých účtů, na které se občas při převodu databáze zapomíná. Nejde jen o splnění zákonné povinnosti, ale hlavně o možnost navázat na jasný a zdokumentovaný stav.

Z vlastní zkušenosti můžeme potvrdit, že předání účetnictví formou zálohy software je velmi praktické vzhledem k menší časové (a tím i finanční) náročnosti převzetí účetnictví a eliminaci případných chyb. Předání touto formou může probíhat v podstatě kdykoli, jelikož se celá databáze v daný den převede k novému zpracovateli.

Souběžný přístup k účetnictví

V případě, že to umožňuje vybavení nové či původní firmy, mohou v jeden okamžik účtovat obě firmy současně. Nám se tento systém osvědčil a pokud nemůžeme přistupovat k datům původní firmy, poskytujeme přístup na náš server. Díky tomu se může v klidu dokončit stávající účetnictví a my můžeme pracovat na novém období.

Odpovědnost za zpracování účetnictví a samotné předání

Datum předání účetnictví musí být přesně specifikováno a účetnictví musí být předáno jako jeden komplexní soubor účetních záznamů a to buď formou zálohy databáze (viz výše), nebo formou předání výchozích stavů účtů. Při obou formách převzetí je nutné předat počáteční účetní stavy včetně inventarizací rozvahových účtů, karet majetku, důležitých smluv, splátkových kalendářů atd. V případě převzetí formou zálohy databáze jsou tyto dokumenty spíše podpůrné (ale i tak je nutné j pro ověření stavu účetnictví mít). Pro klasické převzetí účetnictví bez zálohy databáze jsou tyto dokumenty stěžejní.

Doporučujeme se vyvarovat průběžného přebírání účetnictví, z toho mohou následně vyplynout problémy o podobě nejasné odpovědnosti za účetní případy. Původní firma bude tvrdit, že už ta tyto případy zodpovědná není, jelikož toto období již zpracovával její nástupce. Nová firma naopak, že ještě účetnictví zcela nepřevzala. Pokud stanovíte jasné datum, kdy se účetnictví předá (buď zálohou, nebo počátečním stavy), je odpovědnost za zpracování daná.

Propojení účetních firem pro zefektivnění předání účetnictví

Při převzetí účetnictví doporučujeme propojit novou účetní firmu s firmou původní pro zodpovězení případných otázek ohledně účetnictví a již zaúčtovaných případů.

V naší praxi, pokud klient s touto variantou souhlasí, většinou probíhá komunikace s původní účetní firmou napřímo s tím, že je klient držen v kopiích emailů, aby byl o všech otázkách a případných problémech informován. Tato forma komunikace zefektivní a urychlí zodpovězení otázek a klient není nadbytečně zatěžován a může se věnovat svému podnikání. Praktická je i možnost souběžné práce, o níž jsme psali výše.

Kontrola účetní metodiky a odhalení případných chyb

V případě, že je účetnictví předáno v průběhu období, je nutné předat i účetní záznamy daného roku od 1.1. (z důvodu účetní závěrky a DPPO). Nová účetní na tyto záznamy navazuje a v historii účetnictví vidí, jak bylo dříve účtováno. Může tak odhalit chyby nebo nedostatky v účetní metodice po předchozí účetní firmě a navrhnout jejich řešení včas ještě před uzavřením daného období.

Sezónní podnikání

V případě, že vaše podnikání podléhá sezónnosti, je možné tomu datum předání účetnictví přizpůsobit. Tedy předání účetnictví a případným otázkám se můžete věnovat v období, kdy vám to podnikání umožní a v sezóně se můžete naplno věnovat podnikání.

To nejdůležitější: mít účetnictví v pořádku co nejdříve

Ať už uvažujete o změně účetní firmy z jakéhokoli důvodu, nebojte se provést změnu dříve než k 31.12. Pokud máte pochybnosti o kvalitě práce, kterou vaše stávající účetní firma odvádí, nebo se vaše podnikání rozrostlo moc rychle a stávající firma již nestíhá účetnictví zpracovávat, doporučujeme změnu neodkládat.

V případě, že byste potřebovali ohledně změny účetní firmy poradit, nebo hledáte novou účetní firmu, které byste chtěli účetnictví předat, jsme tu pro Vás. Neváhejte se na nás obrátit.