Home office – nová pravidla pro oblíbený benefit

V posledních letech se práce na dálku, či tzv. home office, stala jedním z nejoblíbenějších benefitů zaměstnanců. V souvislosti se schválenou novelou zákoníku práce přinášíme přehled aktuálních podmínek.

Home office jen s písemnou dohodou

Nové znění zákoníku práce nařizuje pro výkon práce na dálku, aby zaměstnavatel a zaměstnanec uzavřeli písemnou dohodu o výkonu práce na dálku.

Tato povinnost neplatí jen pro případy, kdy bude práce na dálku písemně nařízena ze strany zaměstnavatele v mimořádných případech, které upravuje např. krizový zákon nebo zákon o ochraně veřejného zdraví.

Pokud by dohoda o práci na dálku nebyla uzavřena písemně, jednalo by se o přestupek, za který lze uložit pokutu až do výše 300 tis. Kč. Jestliže před 1. říjnem 2023 dohoda o podmínkách výkonu práce na dálku nebyla uzavřena písemně, je nutné písemnou dohodu uzavřít ve lhůtě 1 měsíce ode dne nabytí účinnosti novely, tj. do 1. listopadu 2023.

Co by měla písemná dohoda obsahovat?

Zákoník práce neobsahuje výčet podstatných náležitostí dohody. Dohoda může být jak součástí pracovní smlouvy nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, tak může být uzavřena samostatně.

Podle důvodové zprávy k příslušné novele zákoníku práce by dohody každopádně měly upravovat sjednané místo výkonu práce na dálku (je možné sjednat i více míst) a dále může být vhodné, aby dohody upravovaly:

způsob, jakým bude probíhat komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, jakým způsobem bude práce zaměstnanci přidělována (telefonicky, e-mailem, doručením věcí) a jakým způsobem bude práce kontrolována;
rozsah konané práce na dálku (nejčastější formou bývá tzv. hybridní home office, kdy zaměstnanec koná práci na dálku jen některé dny v týdnu, zatímco ve zbývajících dnech je povinen konat práci na pracovišti zaměstnavatele);
způsob rozvržení pracovní doby (zda pracovní dobu bude rozvrhovat zaměstnanci zaměstnavatel, nebo zda si pracovní dobu bude zaměstnanec rozvrhovat sám, případně kombinace obou způsobů, např. u pružné pracovní doby) a s tím související záležitosti týkající se evidence pracovní doby (zejm. součinnost zaměstnance);
dobu trvání výkonu práce na dálku, tj. začátek této doby a její případný konec (doba určitá/neurčitá);
způsob zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (včetně možnosti zaměstnavatele kontrolovat místo výkonu práce za tímto účelem) a např. také možnost vstupu zaměstnavatele nebo jím pověřené osoby na místo výkonu práce v obydlí za účelem objasnění příčiny a okolností vzniku pracovního úrazu;
dobu, ve které zaměstnanec nesmí pracovat, a závazek k čerpání stanovených bezpečnostních přestávek apod.

Kdo má nárok na home office?

Možnost využívat home office obecně není nároková, jedná se o dvoustrannou dohodu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

V případě, že o možnost práce na dálku písemně požádá těhotná zaměstnankyně, nebo zaměstnankyně či zaměstnanec pečující o dítě mladší než 9 let, nebo zaměstnankyně či zaměstnanec, kteří pečují o osobu závislou na pomoci jiné osoby, a zaměstnavatel této žádosti nevyhoví, je povinen to písemně odůvodnit. Důvodem pro odmítnutí by měly být vážné provozní důvody, které by bránily výkonu práce na dálku. Pro zaměstnavatele takovéto odmítnutí znamená, že bude muset více dbát na dodržování zásady rovného zacházení a zákazu diskriminace.

Musí zaměstnavatel hradit zaměstnanci vzniklé výdaje?

Zaměstnavatel by měl poskytovat zaměstnanci náhradu nákladů spojených s výkonem práce na dálku, pokud se zaměstnavatel a zaměstnanec předem písemně nedohodnou, že náhrada nebo její část zaměstnanci nepřísluší (prolomuje se tak obecná zásada, že zaměstnavatel nesmí přenášet náklady své činnosti na zaměstnance). Náhradu nákladů může zaměstnavatel poskytovat v podobě paušální částky (je-li tak písemně sjednáno nebo vnitřním předpisem stanoveno), nebo se vychází z nákladů prokázaných zaměstnancem.

Navrhovaná vyhláška stanovuje výši této paušální částky, a sice 4,60 Kč za hodinu práce z domova. Tato navrhovaná částka platí pro zaměstnance odměňované platem (tj. obecně veřejný sektor), jiným zaměstnancům může být poskytována paušální částka vyšší.

Zdaňuje se náhrada od zaměstnavatele?

Náhrada nákladů spojených s výkonem práce na dálku se nepovažuje za zdanitelný příjem ze závislé činnosti a není předmětem daně.

Novela zákona o daních z příjmů doplňuje, že pokud bude náhrada poskytována v podobě paušální částky, tak se nezdaňuje do výše paušální částky, kterou lze poskytnout zaměstnancům odměňovaným platem. Kdyby zaměstnavatel poskytl svým zaměstnancům částku vyšší, bude se rozdíl považovat za zdanitelný příjem ze závislé činnosti podléhající tedy zároveň i odvodům pojistného na zdravotní a sociální pojištění.