Pokud máte povinnost vést účetnictví, máte v zásadě tři základní možnosti - účtovat si sami, najmout zaměstnance a nebo si nechat účetnictví zpracovat externě. Každá z možností má své výhody a nevýhody. V následujícím článku se podíváme na externí zpracování účetnictví.
Jak funguje externí vedení účetnictví?
Klient poskytuje účetní doklady a informace externí účetní či účetní firmě a ta je zpracuje do podoby účetnictví, sestaví závěrky a zpravidla také potřebná daňová přiznání. Externí účetní může do firmy docházet, častější je ovšem zpracování na dálku, tedy doklady jsou buď zasílány v originále, scany mailem či na dohodnuté úložiště. Externí účetní firma by měla klientovi pomáhat hledat příležitosti pro úspory, minimalizaci rizika.
Pro koho je externí vedení účetnictví určeno
Většinou jej využívají podnikatelé, kterým se nevyplatí mít vlastní účetní a klienti, kteří se chtějí věnovat svému podnikání, nechtějí řešit starost a účetnictví a také chtějí využít know-how účetních firem, které většina interních účetních nemá. Další nespornou výhodou je spolupráce s daňovými poradci, kteří daním rozumí mnohem více a mají tak možnost pomoci klientovi s legální daňovou optimalizací.
Hlavní výhody externího vedení účetnictví
Hlavní výhody externího vedení účetnictví jsou: přenesení odpovědnosti, získání času a klidu na vlastní podnikání, využití know-how profesionálních účetní a daňových poradců a často také úspora nákladů.
Odpovědnost je na účetní
Hlavní výhodou externího vedení účetnictví je přenesení odpovědnosti. Pokud máte dobře uzavřenou smlouvu, bude účetní odpovídat za správnost zpracování účetnictví a vy se tak vyhnete sankcím, resp. za ně ponese odpovědnost účetní.
Zaměstnanec odpovídá ze své chyby jen ve velmi omezeném rozsahu (pokud je nezpůsobí úmyslně) a chyby manželky či manžela...Samozřejmě to můžete chtít zaplatit, ale víte jak...
Klid na vlastní práci a život
Pokud svěříte zpracování účetnictví pečlivé účetní firmě, budete mít jistotu, že vše bude zpracováno v souladu s právními předpisy a včas. Nebudete muset řešit nemocné děti, chybějící podklady či prostě nedostatek času. Také se již nebudete muset věnovat vzdělávání v oblastech, které vám nejsou zcela blízké. Kvalitní účetnictví totiž můžete mít jen pokud rozumíte daním (případně se máte s kým poradit), chápete některé právní instituty (například pravidla pro rozdělování zisku, poskytování plnění společníkům a jednatelům) a sledujete změny v daných oblastech (judikatura, koordinační výbory, stanoviska finanční správy) atd.
Zastupitelnost a dostupnost
V případě interní účetní či zpracování účetnictví vlastními silami jste na vše sami - nemoc, dovolená či výpověď znamená vážný problém. Než najdete náhradu, může to trvat, potom může chybět čas na zaučení, nová účetní to může vzdát, či prostě nebude dost dobrá.
U externí účetní je takové riziko také, ale pokud spolupracujete s účetní firmou, je riziko menší - výpadky jsou schopni nahradit lépe, mohou se zastoupit apod.
Úspora nákladů na účetnictví
Ano, externí účetnictví je zpravidla levnější. Externí vedení účetnictví je dražší, pokud se budeme bavit o hodinové sazbě externí účetní. Nicméně mnoho malých a středních firem nevyužije účetní na plný úvazek. Kromě toho je do nákladů potřeba započítat měsíc dovolené (kdy se nepracuje, ale platí), náklady na vzdělání, pracovní místo, licenci atd.
A také je opět potřeba připomenout náklady na možné škody. Pokud se něco nepovede, mohou škody dosahovat značných částek - externí firma by je pak měla pokrýt, pokud vzniknou její chybou.
V konečném důsledku je tak pro většinu firem externí účetnictví levnější.
Nejnovější informace z účetní a daňové oblasti
V účetních kancelářích zpravidla pracuje více lidí na jedné pozici a také další odborníci - daňoví poradci, mzdové účetní, právníci. Mají tak možnost sledovat nejnovější trendy a informace, navzájem je sdílet a diskutovat o nich. Díky tomu tak zachytnete změny a například příležitosti pro daňovou optimalizaci včas.
Nadhled a odstup
Pokud si budete dělat účetnictví sami případně prostřednictví interní účetní, hrozí, že ztratíte nadhled. Pak můžete mít pocit, že děláte věci optimálně, ale realita může být jiná. Externí účetní firma by Vám měla sdělit, co je v pořádku a co už ne, kde se dá uspořit a co již za riziko nestojí. Díky nezávislosti tak bude méně podléhat tlaku majitele či managementu. To pro někoho může být nevýhoda (chce aby účetní dělala "co se jí řekne"), ale rozumný podnikatel chápe, že pokud chce být úspěšný dlouhodobě, měl by brát připomínky účetních a daňových poradců v potaz.
Nevýhody externího vedení účetnictví
Externí vedení účetnictví má i své nevýhody. Je to především omezená dostupnost účetní, nutnost poskytovat jí aktivně informace, riziko ztráty přístupu k datům a v některých případech cena.
Omezená dostupnost
Externí účetní má zpravidla více zakázek a musí tak dělit svůj čas mezi více klientů. Může tak být problém se dostat k informacím hned, pokud je zrovna potřebujete, protože je zrovna na schůzce, pracuje na jiném zadání apod. Některé firmy tvrdí, že jejich účetní jsou dostupné takřka trvale, to ale buď není pravda a nebo je jejich práce nekvalitní. Není totiž možné koncentrovat se na jednu zakázku a přitom vyřizovat maily a telefonáty jiných klientů. To snižuje koncentraci a vede k chybám. Ostatně také byste nechtěli, aby váš zubař začal telefonovat s jiným pacientem během zákroku...
V případě externí účetní tak často budete muset na reakci pár hodin či dní počkat. My to řešíme účetními dny, tedy tak, že každý klient ví, kdy se jeho účetnictví zpracovává a ví tedy, že během tohoto času se bude jeho účetní věnovat právě jemu. Větší klienti mají účetních dní více. Většina účetních firem je schopna nabídnout i denní práci, bude to však zpravidla dražší - je pak otázkou, zda se Vám to opravdu vyplatí.
Pokud potřebujete okamžitou reakci (například při vystavování faktur), bude pro Vás interní účetní (například na zkrácený úvazek) lepší volbou. Případně můžete využít svou administrativu a účetní pak dodělá zbytek.
Aktivní poskytování informací
Interní účetní má zpravidla lepší přehled i o věcech, které se jí přímo netýkají - například vidí nové auto ředitele, dozví se o plánované výstavbě apod. To jí umožní aktivně reagovat, například navrhovat lepší postupy apod. Pokud chcete to samé od externí účetní firmy, musíte jí informace dát ideálně i s dalšími souvislostmi.
Ztráta přístupu k datům
Externí zpracování účetnictví je prováděno zpravidla na systémech účetní firmy. To může vést k tomu, že Vám účetní firma nebude chtít poskytovat informace a data. Základem je mít dohodnut postup při ukončení spolupráce (my například vždy vydáváme zálohu účetních dat) a případně také průběžný přístup k účetním datům. To Vám umožní kontrolovat zda se vše řádně účtuje, případně si některé reporty a údaje můžete stahovat sami - to vše zrychlí a zlevní.
Pokud do systému nechcete přistupovat, měli byste chtít pravidlnlé reporty. My například poskytujeme výstupy minimálně na čtvrtletní bázi - klient pak ví jak si jeho firma vede a dostane také informace, co by mohl dělat lépe, jaké doklady chybí atd.
Cena
Externí účetnictví je zpravidla levnější než vlastní účetní. U větších firma ale může být levnější angažovat vlastní tým. Případně je možné využít vlastní účetní v kombinaci s dohlídkou externí účetní či daňového poradce.
