Změna účetní firmy – proč ne jen k 31.12.?

V předchozím roce jsme převzali účetnictví několika účetních jednotek v průběhu roku a zjistili jsme, že změna účetní firmy v průběhu období má své výhody. Pokud tedy nejste se stávající účetní firmou spokojeni, nemusíte se obávat změnu provést dříve než ke konci roku. Ve článku níže se dozvíte výhody a rizika, které z převzetí účetnictví v průběhu účetního období plynou a na co si při změně účetní firmy dát pozor.

Kompletní předání k 31.12.

V případě, že se účetnictví předává k 31.12., mnoho klientů předpokládá, že bude v předchozím roce zaúčtováno vše a např. v průběhu ledna se účetnictví předá. Realita je ale často jiná, jelikož původní účetní potřebuje více času k uzavření účetnictví a inventarizaci konečných stavů. 

Daňové přiznání k dani z příjmu právnických osob (dále jen „DPPO“) je standardně zpracováváno v termínu do 1.4. následujícího roku (do 1.7. pokud vám přiznání zpracovává daňový poradce). Většinou se tedy účetní závěrka a daňové přiznání zpracovává v průběhu prvního pololetí a do přechozího roku je ještě možné doúčtovat případy, na které se dříve zapomnělo. Pokud je účetnictví předáno v průběhu ledna „narychlo“ může se stát, že bude nutné v předchozím období provést opravy, ke kterým nebude mít nový účetní dostatečné informace a bude pro něj časově náročnější opravy provést.

V případě, že je účetnictví předáno již v průběhu roku, mohou být tyto otázky řešeny v průběhu období a je možné tak předejít komplikacím.

Sestavení daňových tvrzení

Zároveň klientům doporučujeme si výslovně s účetními firmami sjednat a potvrdit zpracování daňových tvrzení. Tedy například, že původní účetní firma zpracuje veškeré daňové tvrzení za původní účetní období zahrnující přiznání k DPH za prosinec (které se zpracovává v lednu následujícího roku) a DPPO (které je běžně zpracováváno v prvním čtvrtletí/pololetí následujícího roku). To samozřejmě vychází ze smlouvy, kterou máte sjednanou a vždy je možné se na zpracování daňových tvrzení domluvit individuálně, ale vzhledem k posunu zpracování daňových tvrzení (zejména u DPPO) bývají často klienti překvapeni, že původní zpracovatel již daňové přiznání odmítá sestavit.

Předání účetnictví bez změny účetního softwar

Pokud bude nová účetní firma využívat stejný účetní software jako firma původní, je možné účetnictví předat formou zálohy databáze. Veškerá data se z původního software zálohují a nová účetní firma si zálohu do svého programu naimportuje. Má tak k dispozici veškeré historické záznamy. V tomto případě se eliminuje většina rizik, která s převzetím účetnictví v průběhu období souvisejí (zejména v důsledku nedostatečného předání informací). I v případě převzetí účetnictví formou zálohy databáze ale upozorňujeme, že je nutné mít doloženy inventarizace veškerých účtů, na které se občas při převodu databáze zapomíná.

Z vlastní zkušenosti můžeme potvrdit, že předání účetnictví formou zálohy software je velmi praktické vzhledem k menší časové (a tím i finanční) náročnosti převzetí účetnictví a eliminaci případných chyb. Předání touto formou může probíhat v podstatě kdykoli, jelikož se celá databáze v daný den převede k novému zpracovateli.

Odpovědnost za zpracování účetnictví a samotné předání

Datum předání účetnictví musí být přesně specifikováno a účetnictví musí být předáno jako jeden komplexní soubor účetních záznamů a to buď formou zálohy databáze (viz výše), nebo formou předání výchozích stavů účtů. Při obou formách převzetí je nutné předat počáteční účetní stavy včetně inventarizací rozvahových účtů, karet majetku, důležitých smluv, splátkových kalendářů atd. V případě převzetí formou zálohy databáze jsou tyto dokumenty spíše podpůrné (ale i tak je nutné j pro ověření stavu účetnictví mít). Pro klasické převzetí účetnictví bez zálohy databáze jsou tyto dokumenty stěžejní.

Doporučujeme se vyvarovat průběžného přebírání účetnictví, z toho mohou následně vyplynout problémy o podobě nejasné odpovědnosti za účetní případy. Původní firma bude tvrdit, že už ta tyto případy zodpovědná není, jelikož toto období již zpracovával její nástupce. Nová firma naopak, že ještě účetnictví zcela nepřevzala. Pokud stanovíte jasné datum, kdy se účetnictví předá (buď zálohou, nebo počátečním stavy), je odpovědnost za zpracování daná.

Propojení účetních firem pro zefektivnění předání účetnictví

Při převzetí účetnictví doporučujeme propojit novou účetní firmu s firmou původní pro zodpovězení případných otázek ohledně účetnictví a již zaúčtovaných případů.

V naší praxi, pokud klient s touto variantou souhlasí, většinou probíhá komunikace s původní účetní firmou napřímo s tím, že je klient držen v kopiích emailů, aby byl o všech otázkách a případných problémech informován. Tato forma komunikace zefektivní a urychlí zodpovězení otázek a klient není nadbytečně zatěžován a může se věnovat svému podnikání.

Kontrola účetní metodiky a odhalení případných chyb

V případě, že je účetnictví předáno v průběhu období, je nutné předat i účetní záznamy daného roku od 1.1. (z důvodu účetní závěrky a DPPO). Nová účetní na tyto záznamy navazuje a v historii účetnictví vidí, jak bylo dříve účtováno. Může tak odhalit chyby nebo nedostatky v účetní metodice po předchozí účetní firmě a navrhnout jejich řešení včas ještě před uzavřením daného období.

Sezónní podnikání

V případě, že vaše podnikání podléhá sezónnosti, je možné tomu datum předání účetnictví přizpůsobit. Tedy předání účetnictví a případným otázkám se můžete věnovat v období, kdy vám to podnikání umožní a v sezóně se můžete naplno věnovat podnikání.

To nejdůležitější: mít účetnictví v pořádku co nejdříve

Ať už uvažujete o změně účetní firmy z jakéhokoli důvodu, nebojte se provést změnu dříve než k 31.12. Pokud máte pochybnosti o kvalitě práce, kterou vaše stávající účetní firma odvádí, nebo se vaše podnikání rozrostlo moc rychle a stávající firma již nestíhá účetnictví zpracovávat, doporučujeme změnu neodkládat.

V případě, že byste potřebovali ohledně změny účetní firmy poradit, nebo hledáte novou účetní firmu, které byste chtěli účetnictví předat, jsme tu pro Vás. Neváhejte se na nás obrátit.