Jak snížit náklady na účetnictví, aby neutrpěla kvalita? Zkuste procesy zautomatizovat. V článku tipy, na co se zaměřit.
Při sestavování rozpočtů na následující rok (ale i jindy) je na místě otázka, zdali pravidelné režijní náklady, které vaše firma hradí, není možné snížit. Jedním z nich jsou i výdaje za vedení účetnictví. Je vůbec možné snížit výdaje za vedení účetnictví a zároveň zachovat kvalitu služeb? Možné to je – odpovědí je automatizace. Pokud není nutné účetní doklady zadávat „ručně“, ušetří tím vaše účetní spoustu času (tedy i vašich peněz). Zároveň bude mít dostatek času na kontrolu účetnictví, nebo například identifikaci rizikových transakcí a případnou konzultaci s daňovým poradcem. Reálné možnosti automatizace jsou dvě.
Importy namísto ručního zadávání
První (a nejefektivnější) možností jsou importy do účetního software. Dle našich zkušeností již mnoho malých a středních firem a podnikatelů tuto možnost využívá pro import výpisů z bankovních účtů. Méně často se už využívá importů k platebním branám a importů celých agend.
Import bankovních výpisů
Patrně tuto možnost už znáte, ale pokud náhodou ne, raději ji připomeneme. Podle toho, za jaké období umožňuje banka exporty a na jaké frekvenci jste domluveni s účetní, např. jednou měsíčně či jednou týdně je možné zaslat účetní importní soubor stažený z online bankovnictví, ta ho do účetnictví naimportuje a nemusí platby do programu zadávat ručně. V případě, že jsou již v účetnictví zadány přijaté a vydané faktury, účetní software si dokáže dle variabilních symbolů platby s fakturami propárovat. Tedy v ideálním případě účetní výpis naimportuje, zkontroluje párování a následně ručně dopáruje zbývající transakce například platby kartou, nebo cizoměnové transakce, které nelze spárovat automaticky. Samozřejmě se občas najdou položky, které je nutné dále prověřit, ale pozornost účetní se soustředí jen na tyto rizikové položky.
Importní soubory již dnes poskytuje téměř každá tuzemská banka, například pro účetní software Pohoda můžete možnosti elektronických importů prověřit na jejich webových stránkách (propojení účetnictví a banky označují jako homebanking). Pokud byste si chtěli práci s importem bankovních výpisů ještě více zjednodušit, je možné účetní udělit pasivní přístup do internetového bankovnictví, kde si může elektronické výpisy pro import stáhnout sama. Přístup do banky lze samozřejmě omezit pro jednotlivé účty i práva k nim, nemusíte se tedy bát o bezpečnost dat.
Importy k platebním bránám
Zvláště u eshopů jsou často využívané online platební brány pro platby kartou, nebo například služby Zásilkovny, která od koncových zákazníků inkasuje dobírky a následně je eshopu přeposílá. Tyto transakce je rovněž možné řešit pomocí importů. Importní soubory k platebním branám se pro jednotlivé brány liší. U některých je nutné v účetnictví zavést transakční účet pro platební bránu a účtovat o pohybech na separátním účtu (např. GoPay), u některých naopak importujete pouze avíza ke konkrétním bankovním transakcím, avízo jednu transakci rozdělí na jednotlivé položky (například úhrady faktur) a poplatky platební bráně. Účtování lze nastavit automaticky, případně hromadně záznamy editovat.
Takže - používáte platební bránu a zatím neimportujete? Nechcete to ještě přehodnotit? Opět se prakticky zaměřím pouze na účetní software Pohoda. Do tohoto programu můžete importovat pohyby na transakčním účtu u GoPay, PayU avíza z ComGate, ThePay, nebo například avíza k úhradám dobírek ze Zásilkovny (jednotlivé druhy souborů pro importy nalezete např. zde).
Pokud užíváte jiný účetní software, určitě prověřte možnosti importů se svou účetní, většina účetních softwarů již importy umožňuje, jen je nutné se informovat.
Importy vydaných faktur
Další možností je import agendy – nejčastěji agendy vydaných faktur. Pokud používáte fakturační software, který se liší od účetního, můžete faktury za celý měsíc vyexportovat do jednoho souboru, zaslat je účetní a ta si následně faktury do svého software importuje a opět ušetří práci s manuálním zadáváním faktur. Tuto možnost importu je možné využít v případě, že používáte fakturační software – může jít například o eshop, který vám faktury vystavuje automaticky, nebo např. vnitropodnikový systém evidence zakázek. Zde doporučujeme prověřit možnosti importů především s poskytovatelem softwaru, ve kterém faktury vystavujete, až následně s vaší účetní.
„Vytěžování“ dat z účetních dokladů
Druhou možnosti automatizace je strojové čtení dat z elektronických verzí dokladů. Na toto čtení neboli vytěžování existují speciální programy. A ideální vize jejich fungování je následující: Doklad, který jste obdrželi emailem (nebo naskenovali), přepošlete na speciální „vytěžovací“ email, data z dokladu se přenesou do vytěžovacího programu s návrhem zaúčtování, účetní načtená data a návrh zaúčtování zkontroluje a potvrdí, následně jsou data přenesena do účetního programu. Software se průběžně učí dle oprav účetní, tedy postupně by se mělo účtování dokladů zpřesňovat.
Dva z těchto programů jsme vyzkoušeli, a ačkoli je idea lákavá, myslím, že v tomto ohledu nás ještě čeká dlouhá cesta, než bude možné čtecí zařízení používat bez obav z chyb. Bohužel po vyzkoušení musíme upozornit na některé nesrovnalosti, na které jsme při testování narazili. Softwary mají problémy se čtením naskenovaných účtenek, záleží nejen na kvalitě skenu, ale i na barevné kombinaci, větší problémy způsobují účtenky s fialovým písmem. Doklady musejí být naskenovány jednotlivě (klienti jsou často zvyklí účtenky skenovat po dvou, ale to je ten nejmenší problém). Setkali jsme se rovněž s tím, že čtecí software nezaznamenal na dokladu desetinnou čárku, takže částka z dokladu byla rázem o dva řády vyšší. Některé vytěžovací programy umožňují zápis pouze do některých účetních agend – tedy např. jen přijaté faktury.
Vytěžování dokladů za aktuální situace je poměrně drahé – cena, kterou si poskytovatelé za vytěžený doklad účtují je cca 5-10 Kč (dle počtu dokladů). Cena by byla příznivá, pokud by po načtení dokladu nebylo nutné dělat další změny. Prakticky jsme se ale setkali spíše s tím, že bylo nutné data opravovat, takže použití bylo prozatím neefektivní.
V BREDFORDu jsme testovali dva vytěžovací programy a nechceme zobecňovat pro celý segment, problémy se čtením se mohou lišit, chceme primárně upozornit na to, že čtení neprobíhá zcela bez problémů. Nicméně každý nový projekt potřebuje čas, ve čtecích programech vidíme potenciál účetní práci zjednodušit. Zvláště příjemná je vlastnost, že se některé programy samostatně učí dle již zadaných dokladů. Proto jsme se rozhodli pokračovat v testování vytěžovacího software a dát mu ještě šanci se účtování „naučit“.
Jak prakticky importy nastavit?
Pokud se bojíte toho, že importy nebudete schopni nastavit, nemusíte se obávat. Zákaznické linky účetních programů vám rádi pomůžou. Zároveň ale upozorňujeme na to, že jako s každou inovací, se jen málokdy stane, že se vše podaří nastavit 100% správně hned napoprvé. Při nastavení importů je nutné testovat, kontrolovat a konzultovat s poskytovateli, zdali vše funguje správně. Ale po skončení testování se těchto několik hodin práce navíc vrátí – měsíčně můžete ušetřit významně více. A hlavně napořád.
Pokud byste s nastavením importů potřebovali pomoci, můžete kontaktovat i nás a rádi se o to postaráme.
