Česká správa sociální zabezpečení spustila od 1. 1. 2020 ostrý provoz eNeschopenky. Co je to e-neschopenka a jaké přináší změny pro zaměstnavatele a zaměstnance?
Česká správa sociální zabezpečení (ČSSZ) spustila od 1. 1. 2020 ostrý provoz eNeschopenky, která byla přijata zákony č. 259/2017 Sb. a č. 164/2019 Sb. Nový systém elektronické neschopenky se týká pouze pracovních neschopností započatých v roce 2020, u neschopností, které byly započaty ještě v roce 2019 a pokračují do roku 2020, bude vše probíhat v papírové formě, jak tomu bylo doposud.
Nový systém se však týká pouze pracovních neschopností, ostatní dávky nemocenského pojištění (ošetřovné, dlouhodobé ošetřovné, peněžitá pomoc v mateřství a otcovské) budou prozatím fungovat ve stejném režimu, jak jsme byli zvyklí v předešlých letech.
Co je samotná neschopenka?
Neschopenka je soubor dokumentů, které prokazují jednotlivé fáze pracovní neschopnosti, na kterých si předávají informace Lékař – Zaměstnanec – Zaměstnavatel – ČSSZ. Doposud tyto dokumenty fyzicky obdržel zaměstnanec, který je předal zaměstnavateli, který následně ty stejné dokumenty spolu s formulářem „Příloha k žádosti o dávky“ předal na ČSSZ. Tento tiskopis odesílá zaměstnavatel na ČSSZ v případě, že délka pracovní neschopnosti překročí 14 kalendářních dní a obsahuje informace o zaměstnanci nutné k výpočtu dávek nemocenského pojištění.
Co změna na eNeschopenku znamená?
Jde především o změnu v komunikaci. Zaměstnanci již nebudou nosit neschopenku v papírové podobě, komunikace bude probíhat elektronicky po ose Lékař – ČSSZ – Zaměstnavatel.
V papírové formě zůstane pouze Průkaz práce neschopného, který obdrží zaměstnanec a nikomu ho nepředává. Zaměstnanec však stále musí pracovní neschopnost zaměstnavateli neprodleně nahlásit, a to buď telefonicky, emailem, sms nebo osobně.
Pokud by neschopnost vznikla v jiném státě EU, bude neschopenka vystavena podle právní úpravy dotčeného státu.
Co se mění pro zaměstnavatele?
Zaměstnavatel obdrží elektronicky podle vybraného způsobu komunikace (viz Způsoby elektronické komunikace s ČSSZ níže) hlášení o dočasné pracovní neschopnosti dvakrát.
Nejdříve obdrží prvotní notifikaci o vzniku pracovní neschopnosti v okamžiku, kdy bude hlášení odesláno ošetřujícím lékařem. Následně v řádu několika hodin, max. několika dní, obdrží zaměstnavatel ověřenou notifikaci o vzniku pracovní neschopnosti od ČSSZ.
Tímto způsobem obdrží další informace o trvání či ukončení pracovní neschopnosti.
Aktualizace: systém nově obsahuje také informace o stornu PN (s kterým se původně nepočítalo), změně údajů o počátku a konci PN, změně místa, kde se práce neschopný v průběhu nemoci zdržuje a vycházkách, což se může i během PN měnit.
Délka prodlevy mezi oznámením od lékaře a potvrzením od ČSSZ bude záviset na správnosti vyplněných údajů lékařem a případné nutnosti údaje došetřovat.
Například za situace, kdy vznikne pracovní neschopnost zaměstnance, který dosud nebyl zaměstnavatelem k nemocenskému pojištění přihlášen (při nemoci ihned po začátku pracovního poměru, či u zaměstnání malého rozsahu, kdy je ohlašovací povinnost až do 20. dne měsíce následujícího po zúčtování příjmů zakládajícího účast na nemocenském pojištění).
Tiskopis Příloha k žádosti o dávku
Se zavedením eNeschopenky se změní také podoba tiskopisu Příloha k žádosti o dávku. Tiskopis bude aktuálně navíc obsahovat informace, jak a kam je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat, stejným způsobem mu pak zpravidla bude vyplácena i nemocenská. Tato změna je dána tím, že z komunikace „vypadne“ papírový dokument, na kterém zaměstnanec dosud písemně stvrzoval především to, jakým způsobem chce nemocenskou dávku vyplácet. Nastala tedy potřeba přesunout tuto informaci do jiné fáze předávání a zpracování informací.
Tiskopis „Příloha k žádosti o dávku“ bude nově nutné odesílat pouze elektronicky. K zaslání papírové formy bude možné se odchýlit pouze v případě výpadku eNeschopenky. Pokud by byla zaměstnanci mzda vyplácena v hotovosti na adresu v zahraničí nebo převodem do ciziny na účet jiného peněžního ústavu než banky, bude muset pojištěnec kontaktovat ČSSZ a domluvit se na způsobu výplaty nemocenské individuálně.
Po skončení pracovní neschopnosti bude zaměstnavatel prostřednictvím „Hlášení zaměstnavatele / osoby dobrovolně nemocensky pojištěné při ukončení pracovní neschopnosti“ ČSSZ sdělovat opětovný nástup zaměstnance do zaměstnání. Tiskopis může být rovněž součástí mzdového softwaru zaměstnavatele a odesílán jeho prostřednictvím (obdobně jako Příloha k žádosti o dávku).
Co se změní pro zaměstnance?
Zaměstnanec obdrží pouze průkaz práce neschopného pojištěnce. Ostatní dokumenty nebude muset předávat. Lékaři systém sám při zadávání pracovní neschopnosti nabídne na základě zadání rodného čísla pacienta ty zaměstnavatele, u kterých je zaměstnanec toho času nemocensky pojištěn.
Způsoby elektronické komunikace s ČSSZ
ČSSZ umožňuje několik způsobů, kterými může zaměstnavatel informace k neschopenkám získat:
1. zasílání notifikací (informací) o DPN přímo z ČSSZ do datové schránky zaměstnavatele nebo na uvedený email,
2. přístup na ePortál ČSSZ,
3. komunikace přes APEP (VREP).
Tyto způsoby je možné libovolným způsobem kombinovat, zaměstnavatel může využívat pouze jeden nebo všechny tři. K elektronické komunikaci může zaměstnavatel zplnomocnit své zaměstnance či například externí mzdovou účetní.
Potřebujete s nastavením komunikace poradit nebo pomoci? Neváhejte nás kontaktovat.
Co se mění pro OSVČ?
Při zahájení pracovní neschopnosti obdrží OSVČ stejně jako zaměstnanec průkaz práce neschopného a lékař odešle všechny potřebné informace na ČSSZ. OSVČ již neodesílá ČSSZ žádost o nemocenské, tento krok za něj udělá elektronicky lékař již při zahájení pracovní neschopnosti. Po ukončení pracovní neschopnosti však musí sama OSVČ na ČSSZ oznámit den, kdy začala opět vykonávat samostatně výdělečnou činnost a to pomocí již výše zmíněného formuláře „Hlášení zaměstnavatele/osoby dobrovolně nemocensky pojištěné při ukončení pracovní neschopnosti“. Bez tohoto kroku by nebyla vyplacena poslední dávka nemocenského.
Nemocenské bude OSVČ zasíláno na účet, ze kterého hradí pojistné na nemocenské pojištění nebo na adresu trvalého pobytu (v případě, že neplatí pojistné z bankovního účtu), případně na adresu, kterou eviduje ČSSZ v souvislosti s vyplácením dávek nemocenského pojištění. Chce-li OSVČ udělat změnu ve způsobu výplaty dávek mmj. na jiný bankovní účet, musí tuto skutečnost nahlásit např. prostřednictvím tiskopisu „Žádost o změnu způsobu výplaty při dočasné pracovní neschopnosti“, kterou na ČSSZ lze doručit osobně, elektronicky nebo poštou.
Co by mohlo způsobit komplikace?
První problém vidíme v případě, kdy pracovní neschopnost vznikne na konci měsíce a do výplaty mezd má zaměstnavatel k dispozici pouze oznámení od zaměstnance nebo oznámení od zaměstnance a hlášení od lékaře, nikoli však potvrzení od ČSSZ. Dle našeho názoru by měl zaměstnavatel neschopnost standardně zaevidovat a zpracovat a v případě pochybností následně kontaktovat ČSSZ.
Aktualizace: praxe ukázala, že informace o e-neschopenkách se ukazují dle toho, kdy je lékař zadá. Není tedy výjimkou, žekdy se v únorovém intervalu objeví v systému PN počínající v lednu. Je tedy potřeba pravidelně systém kontrolovat. Pokud má zaměstnavatel nastavenu volbu zasílání do datové schránky je vždy o změně v PN informován zprávou.
Druhý problém nebo spíše komplikace by mohly nastat ve chvíli, kdy je zaměstnanec zaměstnán u více zaměstnavatelů nebo se jedná o zaměstnance a OSVČ zároveň. Dle našeho názoru bude muset lékař vystavit tolik neschopenek, kolik má zaměstnanec zaměstnavatelů.
Aktualizace: zadat e-neschopenku více zaměstnavatelů lze. Lékaři systém při zadávání e-neschopenky nabídne na výběr všechny zaměstnavatele, u kterých je zaměstnanec nemocensky pojištěn. Stejně tak bude mít lékař i informaci o tom, zda je dotyčný pacient OSVČ. Skutečně tedy vydá e-neschopenek více.
Zavedení systému, jeho krátká zkušební doba a relativně pozdní rozesílání informací zaměstnavatelům ze strany ČSSZ (to vše v průběhu prosince 2019), přináší zpočátku určité nejasnosti a nefunkčnosti. To, jak bude systém funkční, ukáže až čas.
Pokud máte s agendou eNeschopenek jakékoliv problémy, rádi Vám pomůžeme, neváhejte nás kontaktovat.
